【ドラッカー】マネジメントの時間管理【汝の時間を知れ】
ドラッカーの「経営者の条件」（ダイアモンド社、1966年）から、「汝の時間を知れ」について取り上げます。”今さらドラッカー？”という声があるのは認めます。しかしそれでも、私たちが仕事に臨む時の考え方、思想、行動様式において学ぶべきところは大いにあると思うのです。特に経営企画という「経営」について考える機会の多い職種においては、尚のことなのです。
”汝自身を知れとの昔からの知恵のある処方は、儚い身の人間にとっては不可能なほどに困難である。しかしその気があるかぎり、汝の時間をしれとの処方には誰でも従うことができる。その結果、誰でも貢献と成果への道を歩むことができる。”
ピーター・F・ドラッカー(1909-2005) オーストリア・ウィーン生まれのユダヤ系 オーストリア人経営学者。「現代経営学」あ るいは「マネジメント」(management)の 発明者。汝の時間を知れ
”時間は希少な資源である。時間を管理できなければ、何も管理できない。”
まずはご自身について、次の項目を書き出してみてください。– 1カ月の給与 ____千円– 1カ月の労働時間 ____時間 時給 ____円– 1か月の時間配分を記入してみる- 会議 ___時間（____％）
- 部下との面談 ___時間（____％）
- 商談 ___時間（____％）
- 資料作成 ___時間（____％）
- 移動 ___時間（____％）
- 店舗チェック ___時間（____％）
- 店舗オペレーション ___時間（____％）
- その他( ) ___時間（____％）
時間は普遍的な制約条件
”成果をあげる者は、時間が制約要因であることを知っている。あらゆるプロセスにおいて、成果の限界を規定するものは最も欠乏した資源である。それが時間である。”
世の中は不平等で不公平なものです。生まれた瞬間から私たちは格差に晒され、大きな壁に行手を阻まれます。しかし唯一、時間だけは誰にとっても公平かつ平等なものです。1分の時間は誰にとっても1分であり、日本の午前9時は誰にとっても日本の午前9時になります。これは同時に不自由さでもあります。時間が必要でも増やすことはできません。人手を買うことはできても時間を買うことはできません。使わずに貯めることもできず、過ぎた時間は決して戻すことはできません。ドラッカーは言います、”したがって時間は常に著しく不足する。”私たちはこの時間を”より良く使う”工夫をしなくてはなりません。どのように時間を使ったのか振り返り、計画し、改善を重ねなくてはなりません。そうして時間を味方につけ、より良く使うことだけが置かれた環境や出自の不平等、不公平を乗り越え、格差を覆す方法なのです。必要とされる時間
”時間を無駄に使わせる圧力は常に働いている。何の成果ももたらさない仕事が時間の大半を奪っていく。ほとんどは無駄である。地位が高くなればその地位がさらに時間を要求する。”
成果をあげるには大きなかたまりの時間が必要になります。細切れでは意味のないまとまった時間のことです。- 新たな商品を作る
- 新規事業を構想する
- 既存のオペレーションを再構築する
- 人間関係を構築する
- 部下を教育する
- 組織と人事を検討する
- 最先端の分野について学ぶ
- 得意先からの電話
- 生産性が低いが欠席すれば問題の出る会議
- 断れない会食
- ただ会話したいだけの上司や部下
- 読む価値のないCCメール
時間の使い方を診断する
”知識労働者が成果をあげるための第一歩は、実際の時間の使い方を記録することである。”
時間の使い方は訓練によって改善することができます。しかし十分に気をつけなければすぐに流され、無駄な時間の使い方をしてしまいます。そこでまずは、時間の使い方を記録し、そして非生産的な活動を排除していきます。これには3つのアプローチがあります。必要がなく時間の浪費でしかない、捨てて良い仕事を捨てることやめていい会議、断れる会食、読まなくて良いメールや手紙、それをしなかったら何が起きるかを考え、答えが”何も起こらない”ならば直ちにやめるべきです。
他の人間でもやれることを考えることもちろん、他の者に任せた方がより良くできることがあります。それから、おそらく自分の方がより上手くやれるが任せても特に問題が起こらないことがあります。自らがより成果を出す時間に集中するためには、このどちらも人に任せるべきなのです。
自らの手によって、自分の時間も他人の時間も浪費している活動をやめること気付かぬうちに他人の時間を浪費しているということがあります。良かれと思って割いていた活動が全く意味を成していなかったということがあります。それを知る最も簡単な方法は聞くことです。
今までやっていたことを排除するのは怖いことです。しかし経験上、排除し過ぎる危険はあまりありません。多くの人がそういう意味で現状を過大評価しているものです。そして排除して問題が出れば、すぐに分かり、元に戻すことも容易なのです。時間浪費の原因を整理する
”これらの時間の浪費以外に、マネジメントと組織構造の間違いに起因する時間の浪費がある。それらの間違いはあらゆる人の時間を浪費する。”
排除できる時間を排除したら、次は必要なことだが浪費になっている時間に手をあてます。これらは次の4つに分類されてきます。業務の混乱、ずさんさと怠慢の兆候間違ったオペレーションが繰り返されたり、人によってばらつきが大きかったり、あるいは当然に予想して準備されて然るべきものが準備されていなかったりします。これらによって引き起こされる問題は当然、対応が必要なことですがその対応は成果に向けた活動と言えるでしょうか。ルールを見直し、必要な備品を揃え、教育と訓練を行い、また先々のことを考え計画を吟味することでこれらの浪費を解消しなくてはなりません。
人員の過剰例えば店舗でも間接部門でも、単純に人を多く配置したら作業総量が増え短時間で多くのことをこなせるようになるかといえば、そうはなりません。かえって時間がかかったり品質が低下するのがオチです。スキルや動線、備品、業務フローと作業割り当て、他部門との連携も含めて適正人員は設計されるものです。しかし往々にして現場作業の無理解、無関心、そして責任感の欠如から人員の過剰と時間の浪費が起きているのです。
会議の過剰方向づけのない会議、結論の期待されない会議ほど迷惑なものはありません。それは巡り巡って組織に危機をもたらします。これは組織と機能の設計上の欠陥から引き起こされます。それぞれの部門がどのような機能を担い、どのように他部門と連携し、なぜ組織図上そこに位置しているのかを考えましょう。そこに合理性がないばかりに、ただ集まるだけの会議、認識の差異が埋まらず結論のない会議が生まれてしまします。
必要な情報が手に入らない当然に知るべきことを容易に知ることができない、あるいは不適切な情報だけが手に入るということはどこでも起きています。情報化社会だからこそ頻繁に起きうる状態ともいえますし、同時に情報化社会において価値ある情報が手に入らないというのは致命的ともいえます。何をいつどのように知るべきなのか、今一度問い直し仕組みで解決していく必要があるのです。
自由になる時間をまとめる
”成果をあげるには自由に使える時間を大きくまとめる必要がある。大きくまとまった時間が必要なこと、小さな時間は役に立たないことを認識しなければならない。”
時間をまとめる第一歩は、会議や打ち合わせなど日常的に起こる仕事を週の2日程度に集め、他の日は重要な問題に集中できるようにすることです。また、重要度の低い仕事を後回しにすることで時間を作ろうとする人がいますが、これは間違いです。後回しにするほど、それらにかかる時間は他者も巻き込んで増えていくものです。後回しにするほど、気になってしまい集中力を奪う原因ともなってしまします。重要度の低い仕事、しかしやらなくてはならない仕事はすぐに片付けます。ただし、そこにどれだけの時間をかけるのかはシビアに判断しその基準を守ります。まず重要な仕事にかかる時間を見積もり、その時間の残りでその他の仕事を終わらせるのです。そしてこの重要な時間が侵食されていないか常に目を光らせる必要があります。まとめ
自分の時間を管理し、重要で成果につながる仕事に集中するために必要なことをまとめました。- 時間は普遍的な制約条件であることを知る
- 成果をあげるために必要とされる時間があることを知る
- 時間の使い方を診断し、排除できるものを排除する– する必要の全くない仕事/他の人間でもできること/自らが他人の時間を浪費していること
- 時間浪費の原因を整理し改善する– 業務の混乱/人員の過剰/会議の過剰/情報に関わる機能障害
- 自由になる時間をまとめる
自分の時間の使い方を振り返る
また、成果を出す部下は自らの成果にも貢献するものです。よって、部下の時間の使い方も一緒に振り返る
です。汝の時間を知れ（もう一度）
さて、冒頭では主に記憶によって自身の時間の使い方を書き出されたことと思います。しかしドラッカーも指摘しているのですが、”時間の使い方に関して記憶はあてにならない”のです。そこでカレンダーアプリを使って計画し、実績を記録し、振り返りを行ってみてください。- まずは1週間分、カレンダーアプリに予定をしっかり登録していきます。
- 予定は色分け、あるいはマークを付けて分類していきます。– 会議(赤)、面談(橙)、資料作成(黄)、移動(紫)、店舗チェック(緑)、店舗OP(青)等
- 1日の終わりに予定を振り返り実績に合わせて修正をしていきます。無くなった予定は削除し、先送りになった予定は日程を変更します。追加があったら追加を、時間が延長・短縮した予定は修正します。
- 1週間の終わりに振り返ります。– 重要な仕事に集中できる時間は十分だったか。でなければ何故そうなったか。それを避けるために何ができるのか。そもそもの計画が不十分ではなかったか。
- そして振り返りを受けて、次週の予定を登録していきます。
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