予実管理の手引き：月末の「なぜ計画と違うんだ？」をなくす経営の”現在地”を知る方法
事業計画を立てることは、多店舗展開企業の成長に不可欠です。
しかし、その計画は”絵に描いた餅”になっていることも多いのではないでしょうか。
計画を立てて終わりではなく、”予実管理”を通じて常に進捗を把握し、変化に対応することが、目標達成の鍵となります。
予実管理の基本：なぜ今、予実管理が必要なのか？
経営の現在地を知る「羅針盤」
”何を実現したいのか”が計画として明らかになることで、実績のズレを早期に発見し、軌道修正を図ることができます。
どんな数字も”評価”されなくては意味を持ちません。
そして”評価”には基準が必要となり、それが目的に適った基準であり、そして組織の中で共通化されていなくてはならないのです。
どんなに優秀なクルーがどんなに素晴らしい仕事をしたとしても、船が今どこにいて、どの方向に向かっているか分からなくては、目的地に辿り着くのは難しいでしょう。
同様に計画もない中で財務諸表を見ても、それは結果とは呼べないのです。
全員の力を束ねる「共通言語」
予算と実績そして予実差が客観的な数字で表されることで、これを共通言語として、全社員が同じ目標に向かって業務に取り組むための必要条件となります。
事業の目的は財務諸表を作ることではありませんが、財務の裏付けがあってこそヒト・モノ・カネと言った経営資源を動かすことができます。
また、財務の裏付けなくして従業員や株主、そしてお客様に成果をお返しすることもできません。
数字で全てを表すことはできませんが、数字で表せる結果を出すことが目的達成には必要です。
そして、数字で表す目標を設定する過程こそが、活動に具体性と客観性を持たせる近道となるのです。
根拠ある次の一手を打つ「判断材料」
計画との比較から問題点と機会を明確にし、データに基づいた経営判断を可能にします。
意思決定において最も時間を割くべきは、いつ、誰が、何をすべきかの検討です。
現状をどう判断するか、は事実と数字により速やかに明らかにされるべき事柄です。
そのためにも、それぞれの計画がどうあるべきなのか、何をもってどのように評価されるのかが事前に検討されていなくてはなりません。
”問題”はいつも唐突に起きて経営者の知るところとなります。
初動の遅れは対応の遅れのみならず影響の拡大も招きます。
常に状況を示すデータに気を配り、必要なタイミングで迅速な意思決定を行わなくてはなりません。
具体的な予実管理の進め方
ステップ1: 計画の策定
✅実現可能かつ挑戦の価値ある目標を設定する
非現実的な目標ではなく、過去のデータや市場環境に基づいた現実的な計画を立てる必要があります。
そして成り行きの数字、達成確実な数字ではなく、その挑戦に意味のある目標としなくてはなりません。
✅全社計画から全部門のKPIへのブレイクダウンする
全体計画は必ず部門の活動計画とKPI目標にリンクさせます。
策定段階では全部門が計画作りに参画し、トップダウンとボトムアップを行き来することとなります。
そうして各部門が一つの計画実現に取り組む体制ができてこそ、価値ある挑戦が達成されるのです。
ステップ2: 実績の把握
✅日次・週次・月次でのデータを収集する
日次KPI、月次の財務KPIの実績を正確かつ迅速に収集する必要があります。
ここで重要なのは数字には鮮度があるということ。
昨日の実績は翌朝に、前月の損益実績が5営業日以内で明らかになってこそ、活用の価値のある鮮度の高い数字と言えるのです。
✅データを分析し可視化し共有する
収集された実績はBIツールなどを活用して速やかに分析が行われます。
また、経営者から各店舗、間接部門までリアルタイムに結果が共有され、短時間で実績を把握できるメリットは非常に大きなものとなります。
ステップ3: 差異の分析:
掘り下げると『土日のランチタイムの客単価だけが異常に低い』ことが判明。
さらに分析すると、競合店が始めたワンコインランチの影響が見えてきました。
ここまで分かれば、打つべき手は明確になります。
✅「なぜ計画と実績がズレたのか？」を掘り下げる、それも深く
ズレが生じたら速やかに要因を分析します。
”なんとなく”や”とりあえず”で誤魔化してはなりません。
その分析のためには差異の内訳からギャップを見ていきます。
日付別にみる、立地別にみる、時間帯別にみる…ある日付だけ、ある立地だけ、ある店舗だけ、ある時間帯だけ特に悪いとなれば、現場の感覚と合わせて仮説をたてることができます。
そしてその仮説に基づき対策を検討、立案していくのです。
✅ポジティブな差異とネガティブな差異の両方を分析し、次へと活かす視点とする
ポジティブな差異が出ている場合も同様に分析します。
予算の設定に誤りがあり、後になってマイナスの影響があるかもしれません。
あるいは予算に誤りはなく、大きな機会を見逃しているのかもしれません。
また差異がない場合でも、その内訳ではプラス影響とマイナス影響が打ち消しあっているだけなのかもしれません。
その場合でも内容をしっかり捉え、プラス影響、マイナス影響がそれぞれどのような条件で生じ、いつまで続くのかを計れなければ先の見通しが立たないでしょう。
予実管理を経営改善に活かす方法
このようにして行われた予実分析は、BIダッシュボードや報告資料の共有や会議での報告を通じて、経営改善に活かされることになります。
BIダッシュボードや報告資料の速やかな共有
店舗別、担当者別の予実を評価することで、組織全体のパフォーマンス向上に繋げることがねらいとなります。
ITシステムを活用することで、データの一元管理と資料の速やかな作成、共有を行います。
人の手を介さずに、全部門全従業員が自ら数字を確認し、自ら考え動くようになることが理想と言えます。
会議体での報告
会議とはすなわち意思決定の場です。
予実差異の状況、差異の生じた要因と今後の見通しについての報告を踏まえて、意思決定が行われます。
すなわち、何もしないのか、計画を修正するのか、施策を検討し実行を指示するのか、です。
市場環境や競合の動向について前提が大きく変化したのであれば、柔軟に計画を修正する必要があります。
またその上で、予実の差異が許容範囲を超えるのであれば、販促強化、メニュー改訂、コスト削減などの具体的な施策を導き出すこととなるのです。
予実管理の現実的な課題：なぜ活用されないのか？
ここまで述べてきた予実管理を業務としてどのように実行するのでしょうか。
多くの企業では会計システムに備わる機能を使って、あるいは各システムから出力したデータをエクセル等で加工して、集計・分析を行っているかと思います。
しかし時間や費用をかけてこれらを行っても、価値あるアウトプットとするには次に述べるような課題があり、活用には遠いというのが現実ではないでしょうか。
- 設定が煩雑で経理担当者が疲弊している
予実の設定や更新が経理部門にとって非常に煩雑であり、多忙な業務の中で対応しきれない。 - 多店舗（部門）への対応が不十分
会計システムには予実管理機能があっても、多店舗や部門別の帳票出力、店長までの共有に適していない。 - 重要な指標、本当に見たい指標に対応していない
外食企業にとって重要な客数、労働時間、原価率といった会計システム外の指標に対応していないため、経営判断に必要な全体像を把握できない。 - 高価なシステムになりがち
これらすべての課題に対応する製品は、非常に高価になり、導入のハードルが高い。
NauticalStarだからできること：”使える”予実管理を伴走支援
「設定から運用まで煩雑な対応を一貫サポート」
導入時の煩雑な設定作業から、日々の運用、さらにデータを経営に活かすための戦略策定まで、御社の専門家チームが一貫して伴走支援します。
これにより、予実管理を「形だけの仕組み」ではなく、本当に「使える」ツールとして定着させます。
さらに、予実管理というPDCAサイクルを回すだけでなく、その基盤となる中期経営計画の策定から、運用定着までを御社の専門家チームが伴走して支援いたします。
「わかりやすく幅広い社内共有を実現」
統合したデータをBIツールでリアルタイムに可視化します。
これにより、経理部門だけでなく、店長や現場スタッフまで、誰もが簡単に予実の進捗を把握できるようになり、組織全体の意識統一と自律的な改善を促します。
「各システムを連携し柔軟なカスタマイズと統合的な予実管理を実現」
前段で挙げた課題を解決するために、会計システム、POS、勤怠システムなどからバラバラなデータを統合する独自のデータベースを構築します。
これにより、多店舗・部門別の詳細な予実管理や、会計システム外の重要指標（客数、労働時間など）もまとめて可視化できるようになります。
「価値ある予実管理の仕組みを安価に実現」
私たちは外食業界をよく知る専門家。
だから、ややこしい説明抜きで、すぐに本題に入れます。
ゼロから高価なシステムを開発するのではなく、今ある便利なITツールを賢く組み合わせることで、コストを抑え、素早く結果に繋がる仕組みを構築します。
まとめ
予実管理は、難しい数字の管理ではありません。経営者であるあなたの「長年の経験」や「鋭い勘」に、客観的な「データ」という強力な武器を掛け合わせる、いわば経営のバージョンアップです。
これまで漠然としていた課題が明確になり、確信を持って次の打ち手を決められるようになります。
その第一歩として、まずは現状の課題を私たちと一緒に整理してみませんか？下のボタンから、お気軽にご相談ください。
