Google スプレッドシートを薦める3つの理由
- 2023.03.02
- Google スプレッドシート, 経営管理向けPC Tips
表計算ソフトを使って数値の管理、集計を行う場面は多くあると思います。
中でもExcelは、表計算ソフトの市場シェアで８割を占めており、多くのビジネスシーンで使われています。
すでに多くの社内帳票がExcelで作られ、中にはVBAでマクロが組まれているかもしれません。
しかし、もし、以下の項目のどれかに当てはまるのであればGoogleスプレッドシートの利用、導入をおすすめします。
✅ 社内にPC・タブレットとオフィスアプリを導入するのはこれから。
✅ ITコストを抑えながら本部の生産性を上げていきたい。
おすすめの理由は次の3点にあります。
- コストが安い
- 共有しやすい
- 連携しやすい
1 コストが安い
Googleスプレッドシートは基本的に無料で利用できます。
個人利用の範囲内であればサブスクも買い切りもありません。
また、GoogleスプレッドシートはWebブラウザ上で動作するため、PC、タブレットの機種の違いを問わず運用が可能となります。
Webブラウザさえあれば、ChromeOSでもLinuxでも、同じ画面、同じ動作になります。 そのため、比較的高価なWindowsPCや、場合によっては有料のOSを導入する必要もありません。
たしかに、Excelにも無料で利用できるWebブラウザー版があります。
しかし、インストール版に対して機能が制限されているため、誰がどちらのExcelで作ったかによって動作に違いが出て、思わぬところで混乱が生じかねません。
その点、GoogleスプレッドシートはWeb版1つで誰もが同じように使え、最新バージョンがインストールされているかなど気にする必要もありません。
2 共有しやすい
GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントとWebブラウザがあれば簡単に共有できます。
共有相手がアカウントを持っているかの心配が少なく、アプリを持っているかどうかも、どのOSを使っているのかも気にする必要がありません。
『同じファイルをお互いに見て編集する』そんな共同作業もすぐに始めることができます。
今や多くの人がGoogleアカウントを持っていることでしょう。 Androidスマホのユーザーはもとより、Chromeブラウザを使っていれば、Googleアカウントを持つメリットは大きいものがあります。
しかし、個人でExcelをインストールしている、あるいはマイクロソフトのアカウントを持っている方は少ないのではないでしょうか。 WindowsPCを使っていないユーザーにはなかなか縁のない話でしょう。
Excelでは相手の作業環境に気を使わなければならず、無料Web版があるとはいえ、気軽に共有できるとも言えないのです。
3 連携しやすい
異なるスプレッドシートのファイル間で、あるいはGoogleの別アプリ、別サービスとの連携でもGoogleスプレッドシートは使いやすいと言えます。
別のファイルからスプレッドシートのデータを読み込む場合、GoogleスプレッドシートではもっぱらIMPORTRANGE関数を使うこととなります。
Excelの直感的な操作(数式で「=ファイルパス/[ファイル名]シート名!参照セル」)と異なり、慣れないと使いずらいと感じるかもしれません。
しかし慣れてしまえば範囲指定でまとめて読み込んだり、データを縦に積み重ねたり、簡易なSQL文を書けたりと非常に活用しやすくなっています。 （そもそも十分慣れないうちにファイル間参照を行うのは、正しいデータが反映されないなどの事故の元です。）
もちろんGoogleの文書作成アプリやプレゼンテーションアプリへの連携もスムーズに行えます。
その他にもMicrosoftでは有料プラン前提となる多くの機能が、Googleでは無料で利用可能で連携させることできます。
また、Excelでマクロに相当するものは、GoogleスプレッドシートではApps Scriptと呼ばれています。
こちらもブラウザ上で動作し、作業の自動化のほか、多くの外部APIとの連携が可能となります。 Web上の動作に特化し、ExcelマクロのようにPCの動作まで制御しようとしていないためか、こちらも非常に使いやすくコードを書きやすいと感じています。
おすすめできない理由
ここまでGoogleスプレッドシートをおすすめする理由について説明してきました。
逆に、 複雑な数式を作り込んだ帳票が多く稼働していたり、 マクロを活用して社内ワークフローを構築していたり、 マイクロソフトのその他のオフィスアプリと連携が行われている場合はおすすめできません。
この場合は、Googleスプレッドシートへの切り替えに伴うコストとリスクが非常に大きくなってきます。
また通信環境が悪かったり、極端に重たいデータ量、関数を扱うのであればExcelの方が向いていると言えます。
社内のIT利用状況を精査した上でご検討いただければと思います。
やっぱりおすすめする理由
これまでの内容を振り返ると、
- 無料で使い始められる
- PC本体などのハードやOSのコストを抑えられる
- 共有相手への配慮が少なくて済む
- ファイル間連携や他のアプリ、API連携がしやすく低リスク
といったことが、Googleスプレッドシートをおすすめする理由となります。
これらにもし情シス目線を付け加えるなら「ローカルディスク上のの野良帳票、野良マクロを排除しやすい」点が挙げられるでしょう。
ExcelやPCの導入コストにお悩みであれば、とりあえず安価なPCを揃えてGoogleスプレッドシートを導入するのがDXの第一歩かもしれません。
